Software Gestionale per Aziende: piccola guida per scegliere bene

Sei un imprenditore o il titolare di una PMI italiana? Allora, un obiettivo principale per te sarà certamente il tentativo continuo di migliorare e ottimizzare la gestione della tua azienda. Tra gli strumenti più importanti per conseguirlo, il software gestionale ricopre un ruolo di primo piano.

Ma cos’è esattamente un software gestionale? A che cosa serve? Quali vantaggi fornisce? E soprattutto, quali criteri occorre considerare per scegliere tra i tanti programmi disponibili?

Andiamo con ordine.

Cos’è un Software Gestionale per Aziende?

Un software gestionale per aziende è essenzialmente un sistema informatico sviluppato per aiutare le aziende a gestire e controllare le attività lavorative quotidiane in modo razionale, efficiente ed efficace. Questa tipologia di programma integra uno spettro di funzionalità particolarmente ampio, a copertura delle diverse necessità gestionali dei vari settori dell’azienda: amministrazione, commerciale, produzione, acquisti, magazzino, CRM, customer service, ecc.

A Cosa Serve un Software Gestionale?

In azienda, un software gestionale assolve a diverse esigenze, tra cui:

• Automatizzazione dei Processi: elimina lo svolgimento manuale di attività ripetitive, come la registrazione dei dati contabili, la gestione dell’inventario, ecc.
• Integrazione dei Dati: integra dati aziendali di diversa provenienza, fornendo una visione “panoramica” delle attività e favorendo la collaborazione tra i reparti.
• Pianificazione e Controllo: fornisce strumenti preziosi per la gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse, il monitoraggio delle attività e delle prestazioni.
• Gestione pre e post-vendita: fornisce funzionalità CRM e Customer Service per gestire le relazioni con i clienti potenziali o acquisiti, monitorare le interazioni e gestire il servizio clienti.
• Reporting e Analisi: produce report e analisi sull’andamento dell’azienda, specifiche attività o flussi, consentendo a responsabili e dirigenti di valutare statistiche e performance, per identificare necessità o opportunità di miglioramento.

Caratteristiche Principali di un Software Gestionale per Aziende

Ogni produttore sviluppa il proprio software gestionale con caratteristiche peculiari e interfacce specifiche, ma alcune caratteristiche possono essere identificate come comuni alla maggior parte degli applicativi più avanzati:

• Interfaccia Utente Intuitiva: un’interfaccia user-friendly, creata con logiche “ergonomiche” per addolcire la curva di apprendimento del programma e semplificare il suo utilizzo.
• Personalizzazione: il software può essere personalizzato in base alle esigenze particolari del cliente.
• Sicurezza dei Dati: sicurezza dei dati aziendali, attraverso specifiche funzionalità di backup, gestione e controllo degli accessi, crittografia, ecc. .
• Scalabilità: un software gestionale deve potersi adattare alla crescita dell’azienda, “scalando” in base al mutare delle condizioni della stessa.
• Integrazione con Altri Sistemi: il programma può integrarsi con altri applicativi software.

Principali Categorie di Software Gestionale per Aziende

Esistono diverse categorie di software gestionale, progettate per rispondere a esigenze specifiche. Tra le più conosciute, ci limitiamo a ricordare:

• ERP (Enterprise Resource Planning): sistemi capaci di gestire e integrare tutte le funzioni fondamentali dell’azienda. Un tipico esempio di software gestionale ERP è il software Business di NTS Informatica. Il software ERP può includere funzionalità legate ad altre tipologie di gestionali (ad esempio, di tipo CRM…) ma soprattutto assolve al ruolo strategico di “cappello” gestionale per l’azienda; in caso di imprese dalla struttura più semplice, molto spesso soddisfa direttamente tutte le esigenze gestionali, mentre in presenza di strutture più complesse può essere integrato con altri gestionali specifici (CRM, HRM, MES, ecc.) per una gestione avanzata a 360 gradi.
• CRM (Customer Relationship Management): gestionali ottimizzati per la gestione del pre/post-vendita e le relazioni/servizi con i clienti.
• HRM (Human Resource Management): software focalizzati sulla gestione delle risorse umane.
• SCM (Supply Chain Management): ottimizzano la gestione della catena di approvvigionamento, inclusi processi come la pianificazione della produzione, la gestione dell’inventario e la logistica.
• MES (Manufacturing Execution System): sistema software per monitorare, tracciare, controllare i processi di produzione.

Vantaggi per le imprese nell’utilizzo di un Software Gestionale

Come imprenditore, l’adozione di un software gestionale ti fornisce vantaggi importanti. L’automatizzazione dei processi aziendali porta a un aumento dell’efficienza operativa, con una riduzione degli errori umani e l’ottimizzazione delle risorse impiegate. I dati disponibili in tempo reale e le analisi dettagliate costituiscono la base per permetterti di prendere decisioni tempestive e “data driven”. La razionalizzazione dei processi è in grado di garantirti una riduzione degli sprechi e dei costi operativi.

Tutto questo in aggiunta al vantaggio più decisivo, capace di riassumerli tutti: una maggiore competitività. Un’azienda che utilizza un software gestionale è infatti più agile, reattiva e soprattutto efficace sul mercato.

Criteri per la Scelta di un Software Gestionale aziendale

Se sei arrivato fin qui, è il momento di valutare quale software gestionale per aziende faccia al caso tuo. A cosa dovresti porre attenzione? I parametri da valutare sono molti ma ci sono alcuni fattori chiave da considerare. Ne elenchiamo alcuni:

• Requisiti Aziendali: la base di tutto. Il software può fare quello che serve alla tua azienda?
• Scalabilità e flessibilità: tu vuoi che la tua azienda continui a crescere. Il software che stai valutando può crescere insieme a lei? Può adattarsi a nuove esigenze senza costringerti a sostituire il programma tra qualche anno?
• Costo: quanto costa e cosa stai acquistando per quel prezzo? Qual è il costo della licenza, dell’avviamento, del canone di assistenza, degli aggiornamenti o della formazione?
• Facilità d’uso: è un prodotto user friendly? Dispone di un’interfaccia semplice e intuitiva o richiederà tempi di formazione del personale molto impegnativi?
• Compatibilità: è già compatibile (o può essere integrato facilmente) con gli altri strumenti software utilizzati dall’azienda?
• Assistenza e Formazione: la qualità dei servizi di assistenza e formazione offre garanzia di un buon supporto?
• Sicurezza: il software dispone di misure di sicurezza adeguate alla necessaria protezione dei dati aziendali?
• Personalizzazione: il prodotto è facilmente personalizzabile per rispondere alle esigenze particolari dell’azienda?
• Migrazione dei dati: nel caso in cui l’azienda adottasse il software in sostituzione di un applicativo precedente, i processi di migrazione dei dati dal programma vecchio a quello nuovo rappresenterebbero un’operazione complessa?

Conclusioni

Quali conclusioni possiamo trarre da questo nostro breve excursus nel mondo dei software gestionali per aziende?

Un primo elemento di cui prendere atto è l’indispensabilità di questo strumento per le PMI che siano seriamente intenzionate a migliorare la propria efficienza operativa e mantenere un elevato standard di competitività. Oggi, nessuna azienda può fare a meno di un sistema software gestionale moderno.

Un secondo elemento da comprendere bene è la natura intrinsecamente complessa di questa tipologia di programma. Che si tratti di un software molto specifico o di un sistema ERP ad ampio spettro, a prescindere dagli accorgimenti utilizzati per renderlo più “facile” per l’utente, il software gestionale resta comunque un prodotto posizionato abbastanza in alto nella scala della complessità, a causa della molteplicità di funzioni che è chiamato ad assolvere.

Per trovare il software gestionale ideale per la propria azienda, l’imprenditore deve quindi valutare con attenzione le esigenze della sua organizzazione e considerare le necessità e le situazioni collegate all’acquisto di un programma diverso. La complessità di questo tipo di software, insita nella sua stessa potenza, rende il processo di adozione di un nuovo prodotto impattante per la struttura aziendale. A fronte degli innegabili e preziosissimi vantaggi a medio termine che ne conseguiranno (in termini di efficienza, controllo, competitività, risparmio…) alla dirigenza è chiesto pertanto di calcolare anche le implicazioni in termini di formazione del personale, tempistiche di avviamento, interazione con staff e logiche di supporto nuovi.

Si tratta comunque di uno sforzo iniziale che vale assolutamente la pena di compiere. Una volta scelto il prodotto giusto, il primo passo per un enorme salto di qualità nel percorso della propria azienda sarà stato fatto.